内部服务还是供应商服务
许多图书馆和档案馆利用供应商的服务来满足他们的需要，在某些情况下，这是明智的选择。供应商的服务包括装订期刊和专著、制作缩微胶卷、进行各种形式的资料复制等。对于这些服务，双方很容易达成合同价格，由供应商统一处理工作。通常来说，工作越是常规和统一，供应商的服务就会越便宜和高效。
图书馆和档案馆亲自进行的保藏工作通常包括：馆藏资料的标准维护、轻微的纸张修补、更换影印件、装订准备、简单的小册子盒制作和平装书处理、缩微胶片准备、书籍修复等。出于下述几个原因，这些工作不适合由供应商来完成。有一些标准能够帮助您判断是否应当使用供应商。
能力和标准
在选择“内部服务”还是“外部服务”时，最重要的考虑因素是供应商的能力水平。例如，虽然装订商可以以低成本提供快速装订服务，但如果他们提供的装订质量很差，那么商业装订就不划算。再如，如果缩微胶片制作商的服务价格便宜，但他们不愿意做测试以确保正确的化学处理程序，且不能满足公认的胶片生产标准，那么显然就不值得雇用他们的服务。
专业保藏人员必须根据国内外标准和图书馆的实际需要来制定自己的工作标准。例如，在研究期刊装订要求时，包藏人员应当根据期刊的使用、上架、保存、寿命等情况提出装订设计。这些都应纳入合同文件或征求报价（RFP）中。 RFP是为供应商准备的，如果供应商同意按照RFP来完成工作，就可以拟定服务合同。如果当地没有任何供应商能够或愿意回应RFP，该项工作就应当在内部进行。
能力的问题也同样适用于内部服务。如果内部没有受过训练的工作人员，或缺少合适的设备和材料，就必须采取措施改变这一局面。内部服务主要优点是，能够控制工作过程，并提供必要的培训。
决策和服务
有时在使用供应商服务时，成本并没有被考虑全面。例如，在为商业装订准备平装本专著时，要求决定装订的方式；决定被记录在给装订工的指令中；更改图书馆的流通记录以反映图书所在地点；验收装订商的工作，更改流通和装订记录。完成上述工作所花费的时间应当充分考虑进成本。
如要在馆内加强平装书，需要进行的准备工作很少。只需决定好版式，无需指令单，就可以完成所有的平装书的加强。完成这项工作最多只需48小时，所以无需调整流通记录。在馆内装订平装书的成本甚至低于为商业装订做准备的成本。加强平装书需要一些设备投资（如购买电动裁纸刀和上胶机），但这些设备维护方便、技术稳定、使用简单，员工可以快速完成有关训练。
相反，期刊更适合于商业装订，因为需要精密设备来紧固松散的书页。在许多工业化国家，很多装订设备都是自动化的。由于体积太大、淘汰很快，图书馆无法购买和维护这些设备。此外，供应商喜欢处理大量的相同工作，这种工作更具可预测性，员工的培训和工资都能保持在最低限度。因此，供应商能够提供的处理选项很少。
供应商很少提供全书修复和保护处理服务。对于此类服务，工作人员必须经过专业训练，必须有丰富的经验。此类工作涉及的处理选项极广，因而不适合大规模生产。此外，图书馆和档案馆都不愿意将珍本和孤本资料拿出去，以免脱离自己的控制。