稳定和保护外罩
稳定和保护外罩
稳定的保护性围封可以明显改善对馆藏资料的保护。特别是对未装订的资料来说，保护性围封建立了一个比大空间更容易控制的微环境。保护性围封必须购自信誉良好的供应商，而且保护性围封必须由化学性质稳定的材料制成，具有较高的pH值。如果存放在保护围封中的资料呈高酸性，其劣化的速度会特别快。
围封的材料
纸板和纸张
纸板和纸张是不透明的，可以保护里面的资料免受光的损害。此外，纸板和纸张便于写字，可以标注里面的资料。制造围封的材料必须是无酸的， pH值应为8.5〜10，碱贮量应为3％，最好不含木质素。
纸浆是通过碱性工艺制造的化学木浆。纸浆里不应含硫，如果用纸浆制造的围封来存放照片，纸浆里更不可含硫。纸张和纸板的强度和耐久性应同围封的使用目的相符合。用于纸张和纸板染色的染料必须不褪色、不渗化。
如果在制作围封时使用粘结剂，不可使粘结剂超出应粘连的区域。如果使用金属订书钉、角固件、加固条等，这些材料不可含有腐蚀性金属，不可有暴露的锋利边缘。
塑料
对于有些保护围封和保护套所用的塑料，很难测试其适用性。塑料不可含增塑剂、涂料、UV吸收剂。
聚乙烯柔韧，可用于包装和捆扎资料；而聚丙烯是刚性的，常用于制造胶片罐和其它模制容器。带棱纹或凹槽的聚丙烯片材常用来制造盒子和文件夹，因为它可以刻痕、折叠、用钉书钉钉、用热粘接剂粘接。越来越多的厂商推出标准尺寸的围封。用于制造围封的聚丙烯不可含有UV吸收剂、抗静电添加剂、阻燃剂、染料。聚丙烯非常适合冷储存不稳定的胶片，但最好不要用来储存在密封环境中会加速劣化（称为“催化降解”）的不稳定材料。可以用塑料容器存放稳定的录音带和胶片。
聚氯乙烯（PVC）塑料不可以任何方式接触图书和档案资料。 PVC的化学性质不稳定，遇到热会发出盐酸蒸汽，盐酸会使资料迅速劣化。当增塑剂分离时，PVC会变脆，并软化照片中的图像，使图像偏移、树脂发粘。许多厂商推出PVC保护套，用于装唱片、照片、幻灯片罩、照片相册等。一般来说，买家应仔细查看产品包装上的成份说明，确认围封是否是由PVC制成。总之，不要购买任何带很强化学气味的塑料制品。
纸张和纸板的吸水性很强，在潮湿的环境中有助于保护里面的资料。而塑料会保持水分，除非塑料围封是绝对防水的。纸张和纸板可以提供应对气候变化的缓冲空间，可以创建碱性的小气候。聚乙烯和聚丙烯在发生火灾时很容易融化，而纸张和纸板比较耐热，不太容易燃烧。对于大多数需要日常存储的纸质资料，纸张和纸板围封是首选。
常见的图书资料围封是MM盒（边际材料盒，有时也称为“相位盒”）和翻盖盒。
存放纸张
纸质资料通常被存放在文件夹和盒子里，然后被整理和放置在稳定的钢制书架上。较大的平面纸质资料（如地图、建筑图纸、海报、艺术纸、拓片等）应存放在尺寸合适的盒子里或钢制地图柜里。如果资料的尺寸超大（如地图卷），无法展平存放，也有方法将其保持卷状存放。
文件夹
文件夹的化学性质必须稳定，必须结实耐用。许多通过政府采购代理商购买的普通文件夹不适用于长期存放资料。文件夹应当从专营归档产品的供应商处购买，购买时应检查包装上产品说明，保证产品规格符合要求。至少要对文件夹的样品进行pH值测定。不要在文件夹中装过多资料，尤其不要装不同尺寸的资料。如果发现资料中有个别纸张出现问题（如胶带、化学劣化等），应将其拿出来，存放在单独的文件夹中。
框板
框板主要用于展示和框住照片等资料，可以保护脆性的资料。框板有一个窗口，照片在窗口中展示。框板还有一个背板，用于固定照片。通常将一块稳定的纸巾放进窗口下面，以防磨损照片。框板的优点包括：人们可以安全地拿放脆弱的照片，可以将一组照片存放在一起，图像表面不会承受压力，可以随时拿出照片来展示。框板应是碱性的，应有相当的刚性（特别是用于存放大张资料的框板）。
纸盒
供应商销售3种纸盒：文件盒（带折页或活动面板）、
打印盒（用于存放展平的资料。带“鞋盒”盖和活动前面板）、
档案盒（大盒子。用于存放大量的档案）。
也有其它种类的纸盒，用于存放成卷的资料或其它形状的资料。所有的纸盒都由纸板制成，纸板的pH值至少应为8.5，碳酸钙缓冲液含量至少应为3％。文件箱用于存放展平的或直立的资料。如果存放直立资料的箱子里未装满资料，应防止资料倒下。可以在箱子里放一块折叠垫板来防止资料倒下。
地图柜或钢制平面文件柜
存放大尺寸的资料（如地图、海报等）时，应展平资料。地图柜应由焊接的钢材制成，规格至少为14。应进行烤漆处理，最好用丙烯酸类树脂和三聚氰胺。
应尽快更换木制地图柜，因为木材释放有害物质，而且会吸引昆虫。钢制平面文件柜通常有2个单位高，每个单位有5个抽屉。柜高不到一米，为工作人员和研究人员提供很好的工作表面。
钢制平面文件柜里的资料应装在文件夹中，文件夹应比抽屉的内尺寸略小，或恰好是内尺寸的一半，以便防止在打开抽屉时晃动里面的文件夹。文件夹里的资料一般不应超过2至3厘米厚（以文件夹中央的资料厚度为准）。钢制平面文件柜是一个大外壳，可以形成一个有利的微环境。可以在文件柜的底部放驱虫剂（樟脑丸）或干燥剂。如果文件柜底下的地毯潮湿，这个微环境就会变得有害，湿气会在文件柜底部蔓延。即使地毯变干，文件柜底部的湿度也会很高，并导致发霉。
成卷的资料
成卷的资料较难存放和拿取。大多数成卷的资料可以卷在结实的纸板管外面。纸板管的直径应为10厘米左右，长度应大于资料的宽度，应以碱性纸覆盖。在卷起资料时，最好用碱性纸作为资料的隔离层，以防资料表面被磨损。可用结实的碱性牛皮纸包裹在资料卷的外面。在任何情况下都不可将资料塞进纸板管中存放，因为很难将资料从纸板管中抽出来而不严重损坏资料。
英国公共记录办公室发明了一项改善纸板管资料存放的方法，此方法得到了美国图书保藏专家威廉-敏特的改进。此方法是，将纸板管同聚酯膜合用，以保护脆弱的资料在展开卷时不被损坏。将资料卷在纸板管外面，在卷起资料时，用两张聚酯膜形成一个单焊的“信封”，聚酯膜的一边伸到纸板管。用焊缝或双面胶带将两张聚酯膜固定在前缘，两张聚酯膜的焊缝处不超出文件的上下。“信封”的尾端有保护布条，系紧后将多余的宽度塞进纸板管中。
如要使用资料，可将资料从纸板管上展开，但将资料保留在围封里进行阅读使用。这就可以防止重新卷起时对资料造成严重损坏。
存放照片
照片的种类繁多，最好将照片分开存放。围封应由无酸纸张或稳定的塑料制成。纸张不透明，可以防止光线对照片的伤害，但要看照片时，必须将照片从围封中拿出来。塑料是透明的，需要看照片时无需将其拿出来，减少了麻烦。但塑料的缺点是，在高湿度的条件下会导致光面（表面出现亮斑）或产生霉菌。如果照片的乳状层损坏，则不可使用塑料，因为塑料的静电属性可以剥离照片的表面薄片。
纸围封
纸围封应有较高的α-纤维素含量，不应含磨木浆、明矾松香施胶剂、硫。纸围封的最高pH值应为7.5，有光滑的表面。对于线缝和重叠结构的纸围封，其印刷表面上的粘合剂有劣化的风险。不带粘合剂的四瓣围封是存放照片的理想围封。
在将照片放进围封之前，先用盒子（类似于存放纸张的盒子）将照片装起来。将照片平放或竖直放，但必须在照片上施加少许压力，以免照片卷曲。如果同一个盒子里的照片不一样大，可以用垫板将照片相互隔开。超大尺寸的照片可以放在大印刷盒里或钢制平面文件柜里。如果照片带框，最好将照片从框中取出来存放。如果照片极大，应从框中取出照片，去掉酸性的帧托材料，换成无酸的帧托材料。应由受过训练的专业保藏人员给照片重新加框。
存放之前
对于围封里的粘在脆的帧托板上的照片，应当用稍大一些的无酸垫子或瓦楞纸板进行支撑。只可由专业的照片保藏人员从帧托上取下照片。
不可将玻璃板底片水平叠放（一张放在另一张上面），因为重量会严重损坏玻璃板，如果有的玻璃板略微弯曲，损坏就更加严重。应将玻璃板底片单独放在围封里，然后将一组围封竖直叠放在盒子里，长边在下，每5至10片用无酸板隔开，以保持稳定。
存放电影胶片
应将电影胶片均匀地卷在稳定的卷芯上，存放在塑料（聚乙烯或聚丙烯）或金属（非腐蚀性和非铁制）罐中。用无酸纸或聚酯薄膜带绕缠胶卷，以防胶卷展开。在将“安全”胶卷和彩色胶卷装罐之前，应先用聚乙烯包裹。不可用塑料包裹硝酸纤维素制成的胶卷，应直接将其放进金属罐，罐的盖子稍微松开，同其它胶片分开存放。应复制不稳定的胶片，然后将其丢弃。
存放书籍
保护围封适用于存放必须保留原始状态的脆性书籍、必须存放在一起的松散资料、以及带牛皮纸书皮的书籍。
主要有3中用来存放书籍的盒子：翻盖式（蛤壳式）或折叠式盒子、书套、文件夹。
翻盖盒
翻盖盒是折叠式的，中间有2个折页，或者是前面下拉式的。折叠式的翻盖盒适合存放书籍，下拉式的翻盖盒适合存放松散资料（如系列小册子）。结实的翻盖盒由坚固的无酸纸板制成，并以装订板支撑，以硬麻布覆盖。也可以在翻盖盒上加一快侧面板，用来装少量的驱虫剂。一个简单的制作翻盖盒的方法是：取一块无酸瓦楞纸板，像折比萨饼盒一样折叠起来。棕叶手稿应单独放在MM盒中， 然后将4至6个MM盒放进一个大的翻盖盒。
书套
书套是开放式的，可以立在书架上，书脊露出来。书套适用于存放活页卷或相册，以防灰尘进入。但是，书套可以伤害书籍的装订，因为取书、放书时会产生磨损。在气候多变的地区，书籍会收缩和膨胀，从而使取书、放书变得困难。
文件夹
文件夹用于存放大的平面书籍和小薄册。用于大的平面书（如地图集）的文件夹包括结实的装订型纸板盒和订书用布，带有可以折进去保护资料的硬翼。大文件夹的顶部、底部、前边缘通常都有棉绳可以打结。用于小薄书的文件夹由薄纸板和订书用布做成，带有无酸湿抄浆板做的环绕翼。小文件夹一般不带打结用的绳子。
存放录音资料
录音资料有许多种，存放的基本方法类似于存放其它图书和档案资料的方法（建议用无酸缓冲纸板、聚酯、聚丙烯），但也有一些值得一提的差异。
留声机唱片
保存唱片时，最好将其直立放置。每张唱片都应放在保护套中，保护套由无酸纸做成，中间切出圆圈，可以露出唱片的标签。保护套也可由聚乙烯做成。如果有新唱片需要添加到馆藏中，应拿掉新唱片上的热缩塑料包，因为当温度变化时塑料会收缩和膨胀，可以使唱片弯曲。将装在保护套里的唱片放进唱片盒子里，唱片盒子类似于存放纸张的盒子。唱片盒子应有一个可以盖严的盒盖，防止灰尘进入。重要的是，不可使盒子中的唱片倒下。可以用隔离板来填满盒子里的空间。
录音电话机的录音带
自1947年以来，录音带广泛用于商业、医疗、科研等领域。人们通常将录音带平躺在文件夹里，但这样会产生压痕。应当用无酸纸板小心地包裹录音带，然后放进储存箱，这样可以减少压痕，
蜡筒
蜡筒是十九世纪末期的产品，是常见的档案资料。蜡筒一般为10厘米长，5厘米直径，较脆，必须小心存放和处理。一般来说，可以将蜡筒存放在无酸的盒子里，盒子里被分成隔间，或者有焊在底部的小柱子，使蜡筒能在盒子里垂直站立。每个盒子可以存放几个蜡筒。从隔间里取出蜡筒时，必须确保不触及蜡筒的表面。可以将拇指和食指伸进蜡筒的中心，通过手指在筒内侧的压力将蜡筒提起。
卷对卷录音带
多年来这种磁带使用醋酸盐材料，现在则使用聚酯材料。醋酸盐容易劣化，称为“粘棚综合症”和“醋综合症”，保藏声音资料的唯一方法是重新录制。由于磁带有磁性，必须远离磁场和热源。存放磁带时，应将磁带缠绕在非铁的金属卷筒上，“声音程序”的末尾处于卷筒外面。应紧紧地卷起磁带，将其存放在磁带保护盒里，由中心毂承担磁带的重量。
粘棚综合症是由磁带氧化引起的，磁带氧化时会粘在播放设备的磁头上。氧化会堆积残留脏物，严重扭曲磁带的音质。醋综合症是由醋酸纤维素劣化引起的，可以闻到醋综合症的特有气味，可以看到磁带屈曲、收缩、变脆。重要的是，存放患有醋综合症的磁带时，储存容器不可密封。美国图像持久性研究所（www.imagepermanenceinstitute.org/）开发出了能够检测醋综合征及其程度的检测条。
磁带
盒式磁带应直立存放在原有的塑料盒里。每年至少应完整播放一次，以防“透印”和“粘棚综合症”。
存放微缩资料
必须按照国际标准来曝光、处理、存放缩微胶卷。先将缩微胶卷卷在非腐蚀性金属或塑料卷轴上，卷轴上覆盖无酸纸条，用线或尼龙搭扣带系紧。不可使用橡皮筋。存放卷轴的盒子应由无酸板或纸板做成，盒子的设计类似于存放纸张的盒子。也可以使用惰性塑料容器。
国际标准
将研究资料制成缩微胶卷时，大多数资金赞助机构要求图书馆遵循国际标准方，可得到他们的支持。其中规定，必须制作以下三代胶片：相机母片底片、打印底片、正片。相机底片必须存储在均匀低温和低湿度的环境中，最好远离其它两代胶片，只有在紧急情况下方可拿出来使用。拍摄胶卷的图书馆或档案室应保存打印底片，将其存放在良好的存放环境中，可以根据需要拿出来使用。正片供读者使用。
胶片劣化
热带地区的许多图书馆和档案室都无法为胶片底片提供合适的保存条件。正确生产和保存的电影胶片可保存至少500年，但在有些国家，电影胶片在高温和高湿度的环境中只能保存20年。有时各国政府和机构不愿意让电影底片或拷贝离开该国，尽管该国无能力保存。这个问题的解决方案或许是研究机构合作起来保存电影胶片，或同温带国家的公司或机构合作，或通过区域机构联盟。